Modernizar a gestão da UFPA para torná-la mais ágil e eficiente é um requisito para que as políticas acadêmicas se tornem viáveis. Para realizar esse objetivo, são necessárias ações de descentralização, de fortalecimento do processo de planejamento institucional e de otimização da gestão orçamentária e financeira, pautadas pelas metas do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI). 

Muitos passos importantes foram dados nessa direção e precisamos, aqui, destacar alguns. Já no final de 2016, finalizamos o PDI para o período 2016-2025. A partir dessa aprovação, por meio da PROPLAN, realizamos treinamentos nas unidades para a elaboração dos Planos de Desenvolvimento das Unidades (PDUs). Também promovemos oficinas/eventos na Universidade e nas unidades para a elaboração dos Relatórios Anuais de Atividades, Encontros sobre o Relatório de Gestão, Reuniões de Avaliação de Estratégia e Reuniões de Avaliação Tática. Ofertamos, ainda, cursos sobre “Gestão de Riscos na UFPA” e “Gestão de Riscos aplicada aos Processos de Aquisição/Contratações na UFPA”.

Aperfeiçoamos a gestão do Plano Geral Orçamentário (PGO), buscando soluções para as dotações das unidades não apenas baseadas no histórico de execução. Desenvolvemos competências para a gestão de processos de descentralização financeira por meio de Termos de Execução Descentralizada (TEDs), estratégia instituída pelo Governo a partir de 2017. No contexto do planejamento acadêmico institucional, contribuímos para o provimento de aproximadamente 100 docentes efetivas(os), garantimos a contratação de dezenas de professoras(es) substitutas(os) para as unidades acadêmicas do interior e o número de professoras(es) visitantes foi quadruplicado. Também foram realizadas palestras, treinamentos e orientações no sentido de qualificar a atuação de coordenadoras(es) e gestoras(es) das subunidades acadêmicas.

Para sustentar o processo de inovação na gestão do planejamento, criamos, no âmbito da PROPLAN, a Diretoria de Gestão Estratégica (DIGEST – Resolução 769/2017 – CONSUN). A DIGEST fomentou o mapeamento de processos, ofereceu cursos na temática de Gestão de Processos, inclusive no apoio ao programa GestQuali, da PROEG, elaborou o Manual de Gestão de Processos e conduziu a definição dos processos prioritários vinculados às unidades responsáveis pelos Objetivos Estratégicos do PDI. A Diretoria foi responsável por atuar em novas temáticas na Instituição (Gestão de Riscos e Gestão da Integridade). Elaborou a metodologia de Gestão de Riscos e conduziu o processo de elaboração do Plano de Integridade da UFPA e de realização do I Encontro sobre o Plano de Integridade da Universidade. A Gestão do processo de celebração dos TEDs também foi um foco da Diretoria, buscando garantir, em parceria com as demais partes interessadas, a descentralização do crédito orçamentário, principalmente os TEDs que visem atender projetos de desenvolvimento institucional e atividades com recursos indicados por emenda parlamentar.

Na área de avaliação institucional e de informações institucionais, realizamos estudos sobre os indicadores utilizados em rankings nacionais, de modo a subsidiar a coleta, tratamento e disponibilização de informações institucionais. O Anuário Estatístico da UFPA passou a ser disponibilizado em formato web, com a inclusão dos resultados dos indicadores do PDI. O site UFPA em números e UFPA in numbers foram atualizados para facilitar a disseminação e o manuseio dos dados. O Sistema de Registro de Atividades Anuais (SiSRAA) foi aperfeiçoado para subsidiar os processos de planejamento, gestão e avaliação, com a nova denominação de Sistema Integrado de Planejamento e Gestão (SInPeG), sendo utilizado desde a elaboração dos PDUS ao monitoramento de resultados por meio dos relatórios de atividades das unidades. Além disso, desde 2018, o Relatório de Gestão está sendo elaborado no formato de Relato Integrado com uma apresentação mais acessível, por meio de infográficos, de forma mais concisa e com ênfase na integração das informações.

Na área administrativa, implantamos o Sistema Integrado de Patrimônio e Administração e Contratos (SIPAC), que confere às unidades maior autonomia no controle e na execução de seus recursos. Realizamos oficinas de capacitação para uso dos módulos de orçamento, compras, serviços, almoxarifado e patrimônio. Com o SIPAC tornamos mais ágil, mais transparente e mais sustentável a gestão.

Concebemos e executamos os Planos de Logística Sustentável, em 2018 (Resolução 777/2018 – CONSAD) e 2019 (Resolução 799/2019 – CONSAD). Os PLS são ferramentas de planejamento e gestão de práticas sustentáveis, racionalização de gastos e de proposição de critérios para ações sustentáveis e de impacto socioambiental. Nos Planos, estão definidas ações, etapas, metas, indicadores, mecanismos de monitoramento e agentes responsáveis, que abrangem diversos setores e processos da UFPA. No âmbito do PLS, iniciamos um projeto em parceria com o Centro de Excelência em Eficiência Energética da Amazônia (CEAMAZON), com várias ações voltadas à promoção da eficiência energética nos campi da UFPA, a partir do diagnóstico do consumo e das instalações e equipamentos.

Uma ação fundamental para melhorar a gestão de todos os contratos da UFPA consistiu na criação da Comissão Permanente de Apuração de Irregularidades de Empresas (CPAIE), em 2017 (Resolução 1.451/2017 – CONSAD e Portaria 1980/2017). A CPAIE tem como competências a análise das infrações e a instrução de processos de penalização sobre licitantes e contratados, inadimplentes ou responsáveis por condutas inadequadas nos processos que integram o macroprocesso de contratações da UFPA. Também para aperfeiçoar todos os processos de contratação de serviços e compras, constituímos a Comissão Superior de Governança de Licitações e Contratações, com representantes de todos os entes da Administração Superior que atuam nas diferentes etapas dos processos.

Para o gerenciamento dos bens permanentes e de consumo, criamos o Manual de Procedimentos Patrimoniais – Bens Permanentes e o Manual de Procedimento Operacional Padrão – Bens de Consumo (Resolução 1.480/2019 – CONSAD). 

Para avançarmos ainda mais no aperfeiçoamento dos nossos processos de planejamento e gestão administrativa, propomos:

• Aperfeiçoar a metodologia de desdobramento do Planejamento Estratégico, através do desenvolvimento de ferramentas para elaboração dos PDUs e para execução das ações em nível operacional nas unidades e subunidades.
• Estimular a integração do planejamento estratégico ao planejamento orçamentário com base em projetos, tornando o orçamento executado próximo de uma realidade desejada e de priorização em ações estratégicas.
• Promover o alinhamento das iniciativas e ações definidas nos PDUs com os planos orçamentários das unidades.
• Promover estudos visando flexibilizar o orçamento para as demandas mais estratégicas.
• Desenvolver estudos e mecanismos para aperfeiçoar a estrutura organizacional das unidades.
• Propor melhoria e uma nova ferramenta para o planejamento acadêmico das unidades.
• Criar um repositório de processos, de manuais e guias institucionais.
• Desenvolver instrumentos e incentivar o mapeamento dos processos em todas as unidades da UFPA, com o objetivo de padronizar procedimentos, facilitando a gestão do conhecimento dentro da UFPA.

• Priorizar a articulação com as unidades, com o propósito de mapear processos críticos em nível estratégico.
• Elaborar normativo de procedimentos para a gestão de TEDs, inclusive de emendas parlamentares.
• Capacitar as unidades e articular com as assessorias parlamentares acerca dos procedimentos e iniciativas para a descentralização de recursos de emendas parlamentares impositivas.
• Propor uma metodologia de Projetos Estratégicos e premissas para definição do portfólio de projetos estratégicos.
• Promover ações nas temáticas de Gestão de Riscos e Gestão da Integridade, implementando a Política de Gestão de Riscos e as ações do Programa e do Plano de Integridade.
• Aprimorar as funcionalidades do SInPeG para que as unidades utilizem o sistema também na elaboração dos seus PDU’s.

• Aperfeiçoar o processo de análises dos Relatórios Anuais de Atividades que subsidiam os feedbacks para as unidades.
• Investir em desenvolvimento de ferramentas automatizadas para coletar e disponibilizar os dados institucionais.
• Elaborar um Manual de Autoavaliação dos Cursos de Graduação e aprimorar o processo de devolutiva à comunidade acadêmica dos resultados da autoavaliação e da avaliação institucional.
• Aprimorar os procedimentos de coleta de dados da avaliação institucional.
• Avançar com a produção de diagnósticos da realidade institucional, nas várias vertentes de gestão, objetivando monitorar sua evolução rumo ao cumprimento do PDI.
• Divulgar mais amplamente os estudos diagnósticos da instituição baseados em indicadores existentes e outros que venham a ser criados.

• Intensificar as visitas às unidades para maior debate e discussão no desenvolvimento de ações.
• Avançar com a simplificação dos procedimentos administrativos, desburocratizar os processos internos e descentralizar ao máximo a execução final para as unidades, minimizando o tempo gasto com as atividades-meio.
• Concluir a implantação do SIPAC e avançar na tramitação eletrônica de processos.
• Apoiar a execução do Plano de Logística Sustentável como estratégia para fortalecer a gestão ambientalmente responsável, com eficiência energética e melhor aproveitamento dos recursos financeiros disponíveis.
• Ampliar a interação com movimentos sociais, governos e outras organizações da sociedade, visando sintonizar o planejamento da UFPA com as demandas mais urgentes da sociedade.